Wie übersende ich am Besten wichtige Schreiben?

Im Prozess muss meistens der Absender beweisen, dass er ein wichtiges Schreiben (wie zB eine Kündigung) gesendet hat und – meist noch wichtiger – dass es, und zwar rechtzeitig, angekommen ist.

Es hält sich der Mythos, dass die Übersendung am Besten per EinschreibenRückschein erfolgen sollte. Das ist ein Irrtum.

Aus aktuellem Anlass daher noch einmal zur Frage, wie Sie wichtige Schreiben am Besten übersenden:

1.
Der sicherste Weg ist die Zustellung per Gerichtsvollzieher. Das können Sie prinzipiell auch ohne Anwalt veranlassen: Einfach das zu versendende Schreiben im Original und in Kopie mit einem Begleitbrief an das Amtsgericht, zu Händen der Gerichtsvollzieherverteilerstelle, senden, in dessen Amtsgerichtsbezirk der Adressat seinen Postkasten hat. Das zuständige Amtsgericht kann man man zum Beispiel hier herausfinden.

Im Begleitschreiben beantragen Sie die Zustellung und fügen das zuzustellende Schreiben im Original und in Kopie bei. Der Gerichtsvollzieher wird das Original zustellen und die Kopie mit der sog. Postzustellungsurkunde verbinden, in der er genau festhält, unter welchen Umständen er genau dieses Schreiben zugestellt hat (daher Original und Kopie auch nicht gesondert kuvertieren, der Gerichtsvollzieher muss sehen, was er zustellt.)

Wenn es eilt, können Sie auch die persönliche Zustellung beantragen. Dann fährt der Gerichtsvollzieher baldmöglichst höchstpersönlich zum Empfänger, versucht in erster Linie das Schreiben persönlich zu übergeben (macht übrigens meist auch großen Eindruck beim Adressaten) und wird das Schreiben nur im Notfall in den Postkasten werfen.

Dieser Service ist übrigens überraschend billig und kostet idR zwischen 15 und 25 Euro, je nachdem ob persönlich zugestellt wurde und daher Fahrtkosten anfielen etc.

2.
Einer der zweitsichersten Wege ist folgender:

a.
Geben Sie ein Schreiben per Einwurf-Einschreiben (OHNE Rückschein!) bei der Deutschen Post AG (NICHT: Konkurrenzanbieter) auf.

Sie erhalten dann einen Einlieferungsbeleg und eine Nummer, mit der Sie in einer Datenbank der Post im Internet nachschauen können, ob das Schreiben als zugestellt erfasst wurde.

Auf dem Einlieferungsbeleg genau notieren von wem an wen das Schreiben gesandt wurde, mit einem Stichwort vermerken, was der Inhalt des Schreibens war (zB „Kündigung“) den Beleg zu den Akten nehmen.

Nach einigen Tagen prüfen Sie, ob die Datenbank der Post ggf. den Zustellungsvermerk enthält, drucken Sie die Zustellungsmitteilung im Internet aus und nehmen Sie diese genauso wie den Einlieferungsbeleg zu den Akten (wichtig, da die Daten der Datenbank nicht unendlich gespeichert werden).

Nach der Rechtsprechung des BGH besteht damit die Vermutung, dass das Schreiben tatsächlich zugegangen ist.

Die Vermutung gilt allerdings nur dafür, DASS ein Umschlag zugestellt wurde. Welcher Inhalt zugestellt wurde, bleibt damit offen (in den 90ern war es zB mal Mode, Zeitungspapier in den Umschlag zu stecken und damit eine Übersendung eines Schreibens vorzutäuschen).

b.
Daher ist es wichtig, dass ein Zeuge bestätigen kann, was in den Umschlag gesteckt wurde, und dass es genau dieser Umschlag war, der mit diesem Einwurf-Einschreiben versandt wurde. Es macht also Sinn, wenn der Zeuge das Schreiben liest, selbst kuvertiert und ebenfalls selbst zur Post bringt.

Der Zeuge sollte dann in irgendeiner Form schriftlich festhalten, was er genau gemacht hat, und zwar unter allen Details („… habe ich das Schreiben mit Inhalt XY gelesen, selbst kuvertiert, zur Post gebracht und dort als Einwurf-Einschreiben aufgegeben“). Denn kommt es zum Prozess, kann sich der Zeuge in der mündlichen Verhandlung 4 Jahre später im Zweifel an nichts erinnern. Im schlimmsten Fall ist der Zeuge vor der mündlichen Verhandlung gestorben.

Der Zeuge darf selbst nicht Partei oder gesetzlicher Vertreter (also Geschäftsführer oder Erziehungsberechtigter) des Absenders sein, ansonsten kann er vor Gericht nicht als Zeuge zur Verfügung stehen und die Aussage wird vom Gericht möglicherweise nicht zur Kenntnis genommen.

3.
Alternativ zur Zustellung per Einwurf-Einschreiben kann das Schreiben auch gleich sicher per Boten übermittelt werden. Aber auch hier gilt: Der Bote darf nicht gesetzlicher Vertreter wie Geschäftsführer oder Erziehungsberechtigter des Absenders sein, sollte das Schreiben selbst lesen, kuvertieren und dies in einer Notiz genauso vermerken wie Tag, Uhrzeit, Ort  und genaue Umstände des Einwurfs.

4.
Einem Boten oder dem Ausdruck der Zustellungsbestätigung beim Einwurf-Einschreiben wird jedoch vom Gericht nicht mit gleicher Sicherheit geglaubt wie einer Postzustellungsurkunde des Gerichtsvollziehers.